Progetti: educazione scolastica e comunitaria

I prossimi post sono riferiti a progetti da proporre alle pubbliche amministrazioni per favorire lo sviluppo delle tematiche e dell'utilizzo dell'open source a beneficio della comunità.

Vorrei partire con una serie di proposte rivolte all'educazione scolastica e comunitaria.

1. Fornire le scuole di computer dotati di software FLOSS o installarlo sulle postazioni già esistenti.
2. Promuovere il mondo FLOSS presso le scuole organizzando corsi dopo scuola in cui i ragazzi possano utilizzare il computer per studiare e per fare i compiti.
3. Organizzare concorsi rivolti ai ragazzi per stimolare l'utilizzo del software FLOSS e per raccogliere idee per nuovi progetti.
4. Organizzare corsi e dibattiti per avvicinare la comunità al mondo FLOSS mostrando come si possano ottenere gli stessi risultati di produttività legalmente e con una spesa decisamente inferiore.
5. Organizzare fiere, manifestazioni, tavole rotonde e raduni sul tema.

Metodologia di una migrazione

Ad esclusivo titolo d'esempio si prende in esame uno specifico problema di introduzione di sistemi FLOSS all'interno della PA: la sostituzione di una soluzione di Office Automation proprietaria con una soluzione interamente OS quale Open Office (OO).

Lo studio di una metodologia di introduzione di OO all’interno di un’Amministrazione pubblica è stata oggetto di parecchie ricerche e proposte; la struttura metodologica che segue prende spunto dall’ottimo lavoro svolto dalle Università di Bolzano e Genova.

L’Open Source offre nuove potenzialità ed è sicuramente un’opportunità da prendere seriamente in considerazione; ma la migrazione ai sistemi aperti è un processo complesso che deve essere effettuato con uno studio interdisciplinare e con molta attenzione e professionalità. La stessa letteratura rileva l’inefficacia di approcci “brutali” che si basano su una migrazione immediata su postazioni.

Ecco quindi che interviene la necessità di una metodologia studiata, chiara, e soprattutto non invasiva, che possa in un arco ragionevole di tempo portare a dati su cui ragionare in maniera consapevole per un’eventuale migrazione verso soluzioni aperte.

Scopo della metodologia è la realizzazione di un'analisi dei costi/benefici nel passaggio tra i sistemi proprietari e i sistemi aperti nella PA.

Il costo del passaggio non è calcolato solo in termini di costi diretti (licenze, formazione ed assistenza) ma anche in termini di costi indiretti (nuovo hardware, conversione dei vecchi formati, ecc.). Raccolti poi i vari dati si procederà al confronto tra la nuova (OS) e la precedente (Proprietaria) soluzione.

I dati sono raccolti durante 3 fasi individuabili della migrazione: la pre-migrazione, la migrazione e la fase di post-migrazione. I dati saranno estratti da interviste/questionari presentati a cadenze prefissate e attraverso strumenti di monitoraggio software delle macchine coinvolte nella sperimentazione.

Immaginando che lo scenario sia quello (molto plausibile) di tentativo di migrazione della soluzione proprietaria di Office Automation, basata su MS Office, verso una soluzione di tipo aperto basato su OO, in una fase preliminare si prevede l’organizzazione e la progettazione dello studio.

In particolare si dovrà:

• produrre il piano esecutivo comprendente la definizione degli obiettivi, degli strumenti, delle metriche e la pianificazione delle attività;
• determinare profili e quantità delle professionalità necessarie;
• identificare un insieme di utenti adatti alla sperimentazione;
• produrre il materiale informativo e didattico.

Fasi della migrazione
Nella fase di pre-migrazione verrà installato il software di monitoraggio sulle macchine del gruppo in modo tale da conosce le reali quantità di file prodotti e scambiati nonché le funzioni di MS Word più utilizzate. Sarà inoltre necessario realizzare interviste, questionari e osservazioni dirette del lavoro per fotografare la situazione nel gruppo di sperimentazione in termini di predisposizione alla migrazione e alla loro conoscenza dell’editor di testo. I dati raccolti in questa fase verranno poi messi a confronto con i dati finali delle altre due fasi per verificare se e in quale percentuale la produzione è diminuita o aumentata. La fase di pre-migrazione è di fondamentale importanza per la corretta analisi finale del sistema. In questa fase, infatti, è cruciale capire, anche grazie al software di monitoraggio installato sulle postazioni pilota, se il gruppo prescelto è un campione significativo dell’Ente, con probematiche mediamente rapportabili a quelle riscontrabili sul resto dell’utenza dell’Ente.

Nella fase di migrazione sarà necessario organizzare degli incontri per presentare l’iniziativa al gruppo prescelto nonché mostrare loro la similitudine di Open Office con MS Office. Nel contempo si dovrà provvedere all’installazione di Open Office sulle macchine del gruppo di sperimentazione.
All’inizio della vera e propria sperimentazione su ogni macchina sarà installato sia Open Office che MS Office. L’utente utilizzerà Open Office soltanto per sua volontà. Dopo qualche tempo si provvederà a far diventare l’editor di testo principale Open Office ma rimarrà facoltà dell’utente aprire i documenti in MS Office. Soltanto a tre quarti del tempo previsto di durata delle sperimentazione e solo per metà del gruppo verrà del tutto disinstallato Office. In periodi prefissati sono previsti questionari, interviste e incontri per analizzare l’impatto sociologico della migrazione e conoscere le impressioni degli utenti sperimentatori. Il software di analisi continuerà a monitorare le attività delle macchine.

Nella fase di post-migrazione, tutti i dati raccolti sia dal software che attraverso le interviste verranno analizzati e presentati i risultati. In particolare si andranno a calcolare i costi diretti e indiretti, i rischi e la produttività registrata. Al termine di questa fase sarà possibile capire se la migrazione che si vuole realizzare è un’attività che può essere portata a termine e con quali costi.

Analisi di una migrazione

In questo capitolo si vuole affrontare il tema della migrazione da un software proprietario ad un FLOSS applicando la teoria del TCO.

Formalmente il Total Cost of Ownership si definisce come la somma di tutte le spese ed i costi associati all’acquisto ed all’uso di equipaggiamenti, materiali e servizi.

Generalmente il Total Cost of Ownership viene utilizzato a livello decisionale per valutazioni e confronti fra i costi che le possibili opzioni implicano, come strumento di budgeting per una mirata allocazione delle risorse e più in generale per stabilire strategie di prezzo e di mercato.

Di seguito si analizzano le macrovoci di cui tener conto in previsione di un investimento software in qualsiasi azienda e/o PA.

Pianificazione

L'avvio di un progetto comporta un periodo di pianificazione nel quale si stimano tempi, risorse necessarie, strumenti e costi.

Il personale interno all'azienda è generalmente affiancato da consulenti esterni, nella maggior parte dei casi appartenenti alle società che poi forniranno il software.

Questa prima attività comporta dunque costi connessi prevalentemente alle risorse umane impiegate.

Adeguamento dei sistemi

L'installazione di un nuovo software può prevedere modifiche al sistema esistente a livello hardware (moduli RAM aggiuntivi, dischi fissi più capienti, processori più veloci, ecc...), a livello di infrastrutture, a livello di software, dovendo aggiungere eventualmente programmi a supporto della nuova applicazione.

I costi dovuti a tali modifiche possono interessare il corpo centrale del sistema (server), ma anche tutte le unità degli utenti sparsi per l'azienda, con un aumento rilevante dell'esborso.

Efficienza operativa

Una scarsa efficienza operativa è fonte di elevati costi, si pensi al tempo perso per bugs del software, alla necessaria migrazione di files dal precedente standard al nuovo in caso di incompatibilità per i dati usati, a software con interfacce scarsamente intuitive o eccessivamente complesse, a tutte le procedure da reimpostare.

Una volta installato un software necessita dunque di una lunga fase di testing e rewriting, con conseguente utilizzo di risorse umane e hardware.

Training

Tutto ciò che riguarda costi di aggiornamento per utenti o insegnanti ex-novo, redazione di nuovi manuali d'uso e procedure per un corretto ed efficiente utilizzo dello strumento informatico.

Servizi

Riguardano la manutenzione del software da parte dell'azienda fornitrice con aggiornamenti ed interventi in caso di errori gravi o crash del sistema (quest'ultimo aspetto è importantissimo: un'azienda può perdere intere mattinate di produttività ed è quindi essenziale un servizio di ripristino quasi immediato).

In genere nel pacchetto software tali servizi sono garantiti, ma comunque a pagamento.

Aggiornamento del software

Qualsiasi prodotto software per quanto testato contiene errori o comunque necessità di perfezionamenti nel corso del suo utilizzo.

Anche questi aggiornamenti fanno in genere parte del pacchetto completo acquistato dal fornitore, ma sono a pagamento e talvolta il quadro dei costi può subire grosse modifiche a causa di questi interventi che possono anche essere molto frequenti, ma necessari.

Costi incidentali

Sono costi non direttamente imputabili all'installazione di un nuovo software ma agli utenti che ne fanno uso. Il fattore umano è quindi il cost driver di quei costi.

Un software fa parte di un sistema decisamente complesso come quello dell'azienda ed in esso operano tutti gli utenti connessi: si pensi a dati accidentalmente cancellati a causa di un utilizzo non consono del software o ad una semplice svista, oppure si pensi a macchinari che pur eseguendo in maniera corretta le istruzioni dettate dal software che li governa, commettono un danno materiale dovuto ad un suo errato posizionamento.

FLOSS nella Pubblica Amministrazione

Sulla base delle valutazioni operate da quei governi che si sono espressi a favore del FLOSS è possibile individuare tra le conseguenze positive “direttamente” connesse all’utilizzo di FLOSS da parte delle Pubbliche Amministrazioni.

Risparmio Economico

Si realizza principalmente attraverso l’annullamento dei costi di acquisizione del software (principalmente dovuti alla sostanziale mancanza di oneri di licenza), l’incremento della longevità dell’hardware in uso (molti prodotti FLOSS sono, infatti, ottimizzati per essere eseguiti su calcolatori anche non molto potenti o di recente produzione), e l’indipendenza dell’organizzazione pubblica da specifici fornitori e dalle loro politiche di prezzo.

Riuso sostanziale del software

Molto spesso i software sviluppati o fatti sviluppare da una specifica PA rispondono a esigenze e requisiti comuni a molte altre amministrazioni deputate a funzioni similari.

Ciò significa che, se dotati di una delle licenze FLOSS, tali prodotti possono essere resi (legittimamente) disponibili a qualunque altra organizzazione che li voglia utilizzare, modificare o migliorare.

Rendendo, inoltre, possibile la nascita di comunità di utilizzatori/sviluppatori che condividono, minimizzandoli, gli eventuali oneri di manutenzione e implementazione del prodotto.

Diretta gestione dei livelli di sicurezza

La disponibilità del codice sorgente rende valutabili (ovviamente a personale esperto preposto a

tale compito) le eventuali vulnerabilità del codice, eliminando pericolosi margini di incertezza. Il software viene inoltre spesso utilizzato nella PA per gestire dati sensibili o informazioni riservate, che non devono essere accessibili a terzi, e che devono poter essere protette nel migliore dei modi.

Incremento delle competenze e dell'indipendenza operativa del personale

L’utilizzo di FLOSS permette all’amministrazione di poter formare o acquisire personale con competenze tecniche specifiche, in grado di operare modifiche e implementazioni al software in uso

(senza il coinvolgimento di fornitori esterni). Così facendo, verrebbero valorizzate le capacità degli addetti interni: questi potrebbero progredire nell’acquisizione di conoscenza e professionalità, grazie alla facoltà di intervenire liberamente sul codice.

Effettiva interoperabilità

L’uso di FLOSS garantisce la disponibilità delle specifiche utili a realizzare l’interscambio di dati tra sistemi diversi.

Superando, in tal modo, le difficoltà di integrazione che spesso persistono fra prodotti “proprietari” di fornitori concorrenti.

L’interoperabilità tra banche dati e programmi gestionali all’interno delle diverse organizzazioni pubbliche è uno dei fattori abilitanti per realizzare una efficace politica di e-government e fornire servizi pubblici a effettivo valore aggiunto.

Integrità e disponibilità dei dati nel tempo

Anche in questo caso, l’utilizzo di FLOSS garantisce alla PA di tutelarsi da eventuali rischi connessi alla sopravvivenza di un produttore/prodotto software.

Infatti, l’uso di formati aperti di archiviazione dei dati garantisce all’ente la disponibilità delle proprie informazioni e la possibilità di migrare in autonomia (e quindi senza la necessità di richiedere supporto al fornitore specifico) ad altri prodotti software. L’utilizzo di questo genere di formati tutela anche l’utente della PA.

In questo modo, infatti, è libero di scegliere quale prodotto utilizzare per interagire con l’Amministrazione Pubblica, in una logica di pluralismo informatico.

Elevata disponibilità di prodotti aggiornati allo stato dell'arte

Gli aggiornamenti sono come lo stesso software FLOSS, ossia liberamente acquisibili e ridistribuibili. Si può così fare in modo che tutti gli operatori dispongano della medesima versione (la più aggiornata), evitando che alcuni gruppi di utenti continuino ad utilizzare i software meno aggiornati (con conseguenti migliorie nella gestione dei documenti).

Diversamente, possono essere definiti esiti “indiretti” della diffusa adozione di FLOSS nella Pubblica Amministrazione.

Incremento nel livello di indipendenza e consistenza del settore ITC nazionale (o regionale)

Avendo la PA un ruolo consistente nel consumo di ICT, un suo orientamento verso il FLOSS può favorire l’evoluzione di un modello economico competitivo e pluralistico, con il conseguente sostegno allo sviluppo di realtà produttive locali.

Così si potrebbe anche rompere il monopolio sulla conoscenza pregressa che caratterizza il mercato del software attuale. Va tenuto conto che la produzione e distribuzione di software che fanno uso di licenze FLOSS rappresenta oggi, in termini economici, una percentuale rilevante del settore ICT, e assume sempre maggiore importanza mano a mano che il numero e le esigenze degli utilizzatori aumentano.

Riduzione dei fenomeni di pirateria

La diffusione del FLOSS eliminerebbe il problema della gestione amministrativa delle licenze, ponendo fine a ogni fenomeno di pirateria, e inducendo comportamenti analoghi nella società civile e nel mondo delle imprese che oggi, in Italia, fanno largo uso di software non regolarmente acquisiti.

Diffusione di una cultura della conoscenza libera e condivisa

L’uso di FLOSS renderebbe possibile estenderne la filosofia di base (Free, Libre e Open) anche ad ambiti estranei al software, come la conoscenza in generale e quindi la cultura. Verrebbero così favoriti fenomeni di cooperazione e condivisione delle informazioni e dei dati (come Wikipedia, Creative Commons, ecc.).

Inclusione sociale e digitale

Opportune modifiche al software (libere nel caso del FLOSS) possono renderlo proficuamente utilizzabile da utenti diversamente abili, o soggetti che usano una lingua differente da quella impostata.