Lo studio di una metodologia di introduzione di OO all’interno di un’Amministrazione pubblica è stata oggetto di parecchie ricerche e proposte; la struttura metodologica che segue prende spunto dall’ottimo lavoro svolto dalle Università di Bolzano e Genova.
L’Open Source offre nuove potenzialità ed è sicuramente un’opportunità da prendere seriamente in considerazione; ma la migrazione ai sistemi aperti è un processo complesso che deve essere effettuato con uno studio interdisciplinare e con molta attenzione e professionalità. La stessa letteratura rileva l’inefficacia di approcci “brutali” che si basano su una migrazione immediata su postazioni.
Ecco quindi che interviene la necessità di una metodologia studiata, chiara, e soprattutto non invasiva, che possa in un arco ragionevole di tempo portare a dati su cui ragionare in maniera consapevole per un’eventuale migrazione verso soluzioni aperte.
Scopo della metodologia è la realizzazione di un'analisi dei costi/benefici nel passaggio tra i sistemi proprietari e i sistemi aperti nella PA.
Il costo del passaggio non è calcolato solo in termini di costi diretti (licenze, formazione ed assistenza) ma anche in termini di costi indiretti (nuovo hardware, conversione dei vecchi formati, ecc.). Raccolti poi i vari dati si procederà al confronto tra la nuova (OS) e la precedente (Proprietaria) soluzione.
I dati sono raccolti durante 3 fasi individuabili della migrazione: la pre-migrazione, la migrazione e la fase di post-migrazione. I dati saranno estratti da interviste/questionari presentati a cadenze prefissate e attraverso strumenti di monitoraggio software delle macchine coinvolte nella sperimentazione.
Immaginando che lo scenario sia quello (molto plausibile) di tentativo di migrazione della soluzione proprietaria di Office Automation, basata su MS Office, verso una soluzione di tipo aperto basato su OO, in una fase preliminare si prevede l’organizzazione e la progettazione dello studio.
In particolare si dovrà:
Nella fase di pre-migrazione verrà installato il software di monitoraggio sulle macchine del gruppo in modo tale da conosce le reali quantità di file prodotti e scambiati nonché le funzioni di MS Word più utilizzate. Sarà inoltre necessario realizzare interviste, questionari e osservazioni dirette del lavoro per fotografare la situazione nel gruppo di sperimentazione in termini di predisposizione alla migrazione e alla loro conoscenza dell’editor di testo. I dati raccolti in questa fase verranno poi messi a confronto con i dati finali delle altre due fasi per verificare se e in quale percentuale la produzione è diminuita o aumentata. La fase di pre-migrazione è di fondamentale importanza per la corretta analisi finale del sistema. In questa fase, infatti, è cruciale capire, anche grazie al software di monitoraggio installato sulle postazioni pilota, se il gruppo prescelto è un campione significativo dell’Ente, con probematiche mediamente rapportabili a quelle riscontrabili sul resto dell’utenza dell’Ente.
Nella fase di migrazione sarà necessario organizzare degli incontri per presentare l’iniziativa al gruppo prescelto nonché mostrare loro la similitudine di Open Office con MS Office. Nel contempo si dovrà provvedere all’installazione di Open Office sulle macchine del gruppo di sperimentazione.
All’inizio della vera e propria sperimentazione su ogni macchina sarà installato sia Open Office che MS Office. L’utente utilizzerà Open Office soltanto per sua volontà. Dopo qualche tempo si provvederà a far diventare l’editor di testo principale Open Office ma rimarrà facoltà dell’utente aprire i documenti in MS Office. Soltanto a tre quarti del tempo previsto di durata delle sperimentazione e solo per metà del gruppo verrà del tutto disinstallato Office. In periodi prefissati sono previsti questionari, interviste e incontri per analizzare l’impatto sociologico della migrazione e conoscere le impressioni degli utenti sperimentatori. Il software di analisi continuerà a monitorare le attività delle macchine.
Nella fase di post-migrazione, tutti i dati raccolti sia dal software che attraverso le interviste verranno analizzati e presentati i risultati. In particolare si andranno a calcolare i costi diretti e indiretti, i rischi e la produttività registrata. Al termine di questa fase sarà possibile capire se la migrazione che si vuole realizzare è un’attività che può essere portata a termine e con quali costi.
- produrre il piano esecutivo comprendente la definizione degli obiettivi, degli strumenti, delle metriche e la pianificazione delle attività;
- determinare profili e quantità delle professionalità necessarie;
- identificare un insieme di utenti adatti alla sperimentazione;
- produrre il materiale informativo e didattico.
Nella fase di pre-migrazione verrà installato il software di monitoraggio sulle macchine del gruppo in modo tale da conosce le reali quantità di file prodotti e scambiati nonché le funzioni di MS Word più utilizzate. Sarà inoltre necessario realizzare interviste, questionari e osservazioni dirette del lavoro per fotografare la situazione nel gruppo di sperimentazione in termini di predisposizione alla migrazione e alla loro conoscenza dell’editor di testo. I dati raccolti in questa fase verranno poi messi a confronto con i dati finali delle altre due fasi per verificare se e in quale percentuale la produzione è diminuita o aumentata. La fase di pre-migrazione è di fondamentale importanza per la corretta analisi finale del sistema. In questa fase, infatti, è cruciale capire, anche grazie al software di monitoraggio installato sulle postazioni pilota, se il gruppo prescelto è un campione significativo dell’Ente, con probematiche mediamente rapportabili a quelle riscontrabili sul resto dell’utenza dell’Ente.
Nella fase di migrazione sarà necessario organizzare degli incontri per presentare l’iniziativa al gruppo prescelto nonché mostrare loro la similitudine di Open Office con MS Office. Nel contempo si dovrà provvedere all’installazione di Open Office sulle macchine del gruppo di sperimentazione.
All’inizio della vera e propria sperimentazione su ogni macchina sarà installato sia Open Office che MS Office. L’utente utilizzerà Open Office soltanto per sua volontà. Dopo qualche tempo si provvederà a far diventare l’editor di testo principale Open Office ma rimarrà facoltà dell’utente aprire i documenti in MS Office. Soltanto a tre quarti del tempo previsto di durata delle sperimentazione e solo per metà del gruppo verrà del tutto disinstallato Office. In periodi prefissati sono previsti questionari, interviste e incontri per analizzare l’impatto sociologico della migrazione e conoscere le impressioni degli utenti sperimentatori. Il software di analisi continuerà a monitorare le attività delle macchine.
Nella fase di post-migrazione, tutti i dati raccolti sia dal software che attraverso le interviste verranno analizzati e presentati i risultati. In particolare si andranno a calcolare i costi diretti e indiretti, i rischi e la produttività registrata. Al termine di questa fase sarà possibile capire se la migrazione che si vuole realizzare è un’attività che può essere portata a termine e con quali costi.
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