Analisi di una migrazione

In questo capitolo si vuole affrontare il tema della migrazione da un software proprietario ad un FLOSS applicando la teoria del TCO.

Formalmente il Total Cost of Ownership si definisce come la somma di tutte le spese ed i costi associati all’acquisto ed all’uso di equipaggiamenti, materiali e servizi.

Generalmente il Total Cost of Ownership viene utilizzato a livello decisionale per valutazioni e confronti fra i costi che le possibili opzioni implicano, come strumento di budgeting per una mirata allocazione delle risorse e più in generale per stabilire strategie di prezzo e di mercato.

Di seguito si analizzano le macrovoci di cui tener conto in previsione di un investimento software in qualsiasi azienda e/o PA.

Pianificazione

L'avvio di un progetto comporta un periodo di pianificazione nel quale si stimano tempi, risorse necessarie, strumenti e costi.

Il personale interno all'azienda è generalmente affiancato da consulenti esterni, nella maggior parte dei casi appartenenti alle società che poi forniranno il software.

Questa prima attività comporta dunque costi connessi prevalentemente alle risorse umane impiegate.

Adeguamento dei sistemi

L'installazione di un nuovo software può prevedere modifiche al sistema esistente a livello hardware (moduli RAM aggiuntivi, dischi fissi più capienti, processori più veloci, ecc...), a livello di infrastrutture, a livello di software, dovendo aggiungere eventualmente programmi a supporto della nuova applicazione.

I costi dovuti a tali modifiche possono interessare il corpo centrale del sistema (server), ma anche tutte le unità degli utenti sparsi per l'azienda, con un aumento rilevante dell'esborso.

Efficienza operativa

Una scarsa efficienza operativa è fonte di elevati costi, si pensi al tempo perso per bugs del software, alla necessaria migrazione di files dal precedente standard al nuovo in caso di incompatibilità per i dati usati, a software con interfacce scarsamente intuitive o eccessivamente complesse, a tutte le procedure da reimpostare.

Una volta installato un software necessita dunque di una lunga fase di testing e rewriting, con conseguente utilizzo di risorse umane e hardware.

Training

Tutto ciò che riguarda costi di aggiornamento per utenti o insegnanti ex-novo, redazione di nuovi manuali d'uso e procedure per un corretto ed efficiente utilizzo dello strumento informatico.

Servizi

Riguardano la manutenzione del software da parte dell'azienda fornitrice con aggiornamenti ed interventi in caso di errori gravi o crash del sistema (quest'ultimo aspetto è importantissimo: un'azienda può perdere intere mattinate di produttività ed è quindi essenziale un servizio di ripristino quasi immediato).

In genere nel pacchetto software tali servizi sono garantiti, ma comunque a pagamento.

Aggiornamento del software

Qualsiasi prodotto software per quanto testato contiene errori o comunque necessità di perfezionamenti nel corso del suo utilizzo.

Anche questi aggiornamenti fanno in genere parte del pacchetto completo acquistato dal fornitore, ma sono a pagamento e talvolta il quadro dei costi può subire grosse modifiche a causa di questi interventi che possono anche essere molto frequenti, ma necessari.

Costi incidentali

Sono costi non direttamente imputabili all'installazione di un nuovo software ma agli utenti che ne fanno uso. Il fattore umano è quindi il cost driver di quei costi.

Un software fa parte di un sistema decisamente complesso come quello dell'azienda ed in esso operano tutti gli utenti connessi: si pensi a dati accidentalmente cancellati a causa di un utilizzo non consono del software o ad una semplice svista, oppure si pensi a macchinari che pur eseguendo in maniera corretta le istruzioni dettate dal software che li governa, commettono un danno materiale dovuto ad un suo errato posizionamento.